“如果在一个城市开一次国际会议，就好比有一架飞机在城市上空撒钱。”一位国外会展界的人士不经意的一句话成为国际会议最好的广告词。国际会议，特别是国际组织的大型系列性国际会议成为各国争相申办的宠儿，申办的激烈程度丝毫不亚于奥运会。
    经过千辛万苦申办到我国的大型国际会议，在经过几年辛苦的筹备，会议结束后，主办机构和承办的会议酒店不但经常没有享受到“飞机撒钱”的喜悦，遇到的却是各项收入远远低于当初财务的预期，在我国举办的国际会议的规模普遍“缩水”。例如国际生化大会每三年举办一届，是国际生物化学联合会重要的学术年会，号称国际生命科学界的“奥运会”。我国从1991年就开始申办，连续申办多次，才获得了2009年第21届大会的承办权。2006年举办第20届国际生化大会时的会议规模达到7,000多人。我国的生化受到了极大的鼓舞，做出在我国举办时会议规模能达到9,000人的预判。但2009年第21届国际生化大会在我国举办是仅有3,000人与会。会议规模比上一届缩水了一半，比会前预测的规模更是缩水了60%还多，为什么会出现这种现象？为什么国际会议在我国举办规模缩水成为常态？为什么会议酒店的收入也总不如预期？
    “缩水”现象的出现是由许多原因造成。首先分析主观原因，一个国际组织的国际会议，不管规模大小，都要经过十几年，甚至几十年，几代人的艰苦努力，才有可能申办成功。主办单位总是希望把国际会议规模说得大一些，才感觉有面子。第二规模大的国际会议也更容易得到政府和企业的赞助，这也是不争的事实。特别是当前整个中国比较浮躁，一些媒体为了吸引眼球，增加关注度，也跟着吹，报导总是说某某会议是该领域中是奥林匹克，使用这些我国特有宣传词语。诸如此类的原因使得国际会议的规模被吹起来了，也越吹越大。
    客观原因是虽然许多大型的具有影响的国际会议可以比喻为该领域中的奥林匹克，但其运作方式与体育赛事完全不同。参加奥林匹克运动会是政府行为，参加的运动员都是由该国的奥林匹克委员会组织的，正常情况下，尽管在不同国家举办但每届参加的运动员、裁判员和媒体的人数相差不多。而国际会议都是商业化运作，与会代表自己支付各种参会费用，因此费用成为决定会议规模大小的关键因素。尤其是在世界各大洲轮流举办的大型国际会议，国际旅费更是最大的支出，因此由于地域的原因，当这些会议在西欧和北美举办时会议规模就比较大，而在东亚、澳洲、非洲和南美举办时相对就比较小。当然还有许多政治和经济等因素也会影响会议的规模，但这些因素偶然性比较大。
    怎样用科学的方法正确分析一个国际会议在我国举办时的规模成为业界十分关注的问题，因为这关系到会议主办者是否能最终做到会议财务决算的平衡，也关系到会议供应商，特别是会议酒店的收入到底有多少。
    以2011年在北京国家会议中心举办第16届国际传感器大会为例来进行分析。国际传感器大会是传感器领域的“奥林匹克”盛会。每两年举办一届，由于该国际会议的学科水平处于世界领先地位，因此仅在北美、欧洲和亚洲科技水平最高的国家轮流举办。中国从1988年开始申办，经过了23年的努力终于申办到2011年的第16届会议。主办单位认为该国际会议的规模至少在1,500人以上甚至达到2,000人，因此也是按这个规模在国家会议中心进行预订的。会议是否能开到这样大的规模，一定要用科学方法进行分析才能得到正确的结论。
    统计学中最常用的分析方法是横向比较法和纵向比较法，横向是跨地域的，而纵向是跨时间的。通常分析前三届的国际会议即可，原因是分析更多届的会议，由于时间的跨度会更长，期间世界经济和政治形势变化会更大，学科发展也更快，这些都会使分析结果反而变得更加不准确。由于互联网进入国际会议的服务，网站成为获取数据的主要来源。2005年第13届国际传感器大会在韩国举办时仅有800多人，第14届大会在法国举办时规模最大，达到1,400人，而第15届在美国举办时为1,073个人，这些数据在网站上都很容易获取，参见（表一）。2005年在韩国举办时，既没有经济衰退、金融危机也没有Sars、禽流感等不利因素的影响，但实际与会代表仅有800多人，足以说明由于国际旅费的原因使得欧美代表不能参加在远东举办的会议。前三届会议中在法国举办时规模最大，是由于该会是与欧洲地区传感器大会联合举办的，通常国际会议与地区性会议联合举办时会议的规模就会增大许多，这是不言而喻的。美国是一个非常独特的国家，全世界任何领域的国际会议在美国举办时会议规模都会大很多。但是2009年正是从美国开始的全球性经济危机在蔓延，许多人都不能从自己的企业和研究机构获取参会经费，极大影响了代表参加会议的人数。所以以往在美国举办过的几届会议规模曾达到1,500人以上，但2009年只有1,000人。2011年后金融危机带来的全球经济衰退还继续存在，我国又处在东亚，通过以上分析得出的结论是：2011年在我国举办的第16届国际传感器大会的规模不会大幅度超过韩国，估计国外代表可达700，国内代表200人，会议总规模900人左右。如果从营销的角度来看，达到以上指标，就将是一次非常成功的会议。

（表一）近三届国际传感器大会的相关信息

    由于会议注册费的收取标准在申办会议时就基本确定不能随意更改，因此会议组织者能预测到准确的会议人数，就能计算出会议的总收入，只要量入为出，会议就不会出现亏损。但是会议能给会议中心和会议酒店这些硬件服务机构带来多少收入则要另外计算。通常国际会议给会议硬件服务机构带来三项主要收入，即住宿费、餐饮费和会场费。
    国际会议给会议酒店带来的最大收入就是住宿费。但是由于互联网大量使用到旅游行业，通过网络异国订房已经是非常容易的事情。因此真正能住在会议酒店的代表有多少只能使用统计学的方式，从中找到规律。这里引入一个住房系数的概念，即住房系数等于用房数量除以代表人数，用房数量是指与会代表住在会议酒店的房间数量。
    在同一个城市中不同酒店的住房系数也不完全相同，通常住房系数与酒店距离城市中心的位置呈反比，例如同样一个国际会议如果在奥运村国家会议中心举办与在九华山庄举办，住房系数能差到0.2到0.3。住房系数还与国际会议的举办周期、国际会议的学科和国际会议的类型都有密切的关系。随着网路技术更加广泛的应用到旅游和会议行业中，住房系数还会在逐年递减，例如在北京亚运村周边的酒店2004年的住房系数为0.55，而到了2010年已经降到了0.45，六年中下降了30%。
    为了满足不同与会代表的需求，大型国际会议都要推荐几个不同档次的酒店，经过多年的统计分析，与会代表选择饭店的规律呈橄榄形分布，即选择四星级酒店的最多，选择三星级酒店的其次，选择五星级酒店的最少，统计得到的比例数据是：五星级酒店20%、四星级酒店50%、三星级酒店30%。

（表二）国际传感器大会推荐的酒店

    根据以上各种分析并经过计算，2011年第16届国际传感器大会将给国际会议中心大酒店带来近70万元的住宿费收入。
    国际会议带给会议酒的第二种收入是餐饮费。餐饮活动是国际会议的重要活动之一，特别是在中国举办时，因为中国饮食文化已经深入到世界各地。国际会议的餐饮活动名目繁多，即包括招待会、宴会等各种重要餐饮活动，也包括午餐、茶歇等日常的餐饮活动。餐饮费是国际会议最大的一笔支出，通常都能占到注册费的50%左右。
　　不同的餐饮活动也有其不同的规律。欢迎招待会如果安排在注册日的当晚举办和安排在会议开始的第一天举办，出席人数将会相差30%左右，这是由于在注册日那天许多人都还在旅途中。安排在注册日举办招待会就要少订几百人，会议酒店也就会减少几百人的餐饮收入。
宴会是国际会议中仅次于开幕式的重要活动，但宴会费用却远高于国际会议所有其它活动。参加宴会的人数越多会议酒店的收入也就越高。准确分析参加宴会的人数是件非常困难的工作，因为涉及到很多的因素，如国际会议会期的长短、举办宴会的日期、会议的学科类型以及外请的客人多少等等。一名优秀的会议工作者可以根据经验预订宴会人数，与实际人数相差在5%以内。
    会议中的午餐和茶歇虽然单价不如宴会贵，但由于基数很大，因此更是会议餐饮费的一大笔支出。午餐和茶歇都遵循同样的规律，即随会议的持续天数呈递减的规律。也就是说最后一次午餐或者最后一次茶歇的人数都会比第一次的人数减少30%，甚至60%。这是由于许多国外代表第一次也许是最后一次到北京，只要没有自己的报告，大部分时间都在观光旅游。预订午餐和茶歇的人数也是需要经过数年对大量的国际会议进行统计分析才能掌握其规律，做到准确预订。

（表三）某大型国际会议午餐的人数

   （表三）是某大型国际会议的五次午餐的实际就餐人数，最后一次人数仅是第一次的35%。如果不是会议工作者极其富有经验、有极强的责任心，都按与会人数订餐就会造成巨大的浪费，也不符合绿色低碳会议的理念。根据以上对国际会议餐饮活动规律的分析，根据国际传感器大会的实际要求，计算出国家会议中心的餐饮收入在60万左右。
    国际会议带给酒店的第三项收入是会场费。由于会议使用的各种会场的大小和多少，决定于参会代表的人数。这一点与餐饮活动是相同的。经过多年的统计，发现国际会议会场费是餐饮费的30%至60%不等。有些会议酒店的会场费非常便宜，占到比例就低一点，有些会场费昂贵，占的比例也就会高一些。像中国的房价一样，会场费也有不断上升的趋势，有些会议酒店的会场价格十年就翻了四番。根据国家会议中心的实际情况，会场费为餐饮费的50%，也就是30万元左右。
    按照上述分析，第16届国际传感器大会仅会给国家会议中心带来了不到200万的收入。会议中心的经营管理人员对一个曾经按1,500人甚至2,000人预测的大型国际会议就这么点收入，肯定会感到非常失望，但实际情况确实如此。
　　
结束语：
　　第一，处于会议产业链不同位置的机构都要非常重视数据的统计工作；
　　第二，要擅于运用科学的方法进行数据统计，总结规律；
　　第三，数据管理需要工作人员仔细认真和强烈的责任心；
　　第四，数据管理也是绿色、低碳和节能环保理念的具体体现。